Arztpraxen können unter bestimmten Bedingungen von Patientinnen und Patienten ein Ausfallhonorar verlangen, wenn diese zu vereinbarten Terminen ohne Absage einfach nicht erscheinen. Dieser Beitrag informiert Sie über die inhaltlichen sowie formalen Voraussetzungen und gibt Ihnen konkrete Praxistipps zur Duchsetzung und Höhe von Ausfallhonoraren.
Die Nichteinhaltung von Terminvereinbarungen ist für viele Ärztinnen und Ärzte ein sowohl organisatorisch wir wirtschaftlich belastendes Thema. Immerhin fallen jeden Monat pro Praxis im Schnitt fast 60 Termine an, zu denen Patienten sich anmelden und ohne Erklärung nicht erscheinen.
Muss man das so hinnehmen? Nicht unbedingt. Aber der Weg zum ärztlichen Ausfallhonorar ist rechtlich anspruchsvoll und an enge Voraussetzungen geknüpft.
Der rechtliche Hintergrund:
Wann verursacht Nichterscheinen einen Schaden?
Das erste große Hindernis vor der Anerkennung eines Ausfallhonorars ist die Frage, ob durch ein Nichterscheinen zum Termin überhaupt ein Schaden entstanden ist. Was dabei auf den ersten Blick offensichtlich erscheint, sieht die Rechtsprechung längst nicht so eindeutig. Sie urteilt von Fall zu Fall und von Gericht zu Gericht immer wieder neu.
Ablehnende Bescheide zu Schadensersatzforderungen gründen vor allem auf der Auffassung, dass der Behandlungsvertrag als "Dienstleistungsvertrag" von den Patienten jederzeit gekündigt werden könne. Ein Nichterscheinen sei konkludent zu einer Kündigung und löse, weil die Terminvereinbarung nur der Praxisorganisation diene, keinen Anspruch auf Erstattung von Einnahmeverlusten aus.
Das klingt unbefriedigend. Und es ist es auch. Doch es gibt Wege, den Anspruch trotzdem rechtssicher zu fundieren.
Das ärztliche Ausfallhonorar:
Drei Grundvoraussetzungen im Überblick
1. Eine schriftliche Vereinbarung beim ersten Patientenkontakt
Ohne vorherige Vereinbarung kein Anspruch. Das ist der wichtigste Grundsatz. Die Vereinbarung muss vier Punkte klar regeln:
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Sie erfolgt schriftlich und vorab zwischen Arzt und Patienten zur Berechnung eines Ausfallhonorars. Eine Ausfertigung der Vereinbarung sollte dem Patienten ausgehändigt werden.
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Sowohl die Frist zur Absage (zum Beispiel 2 Werktage) als auch das berechnete Ausfallhonorar muss angemessen sein (abzüglich ersparter Aufwendungen).
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Die Ausfallhonorarvereinbarung soll eine Entlastungsklausel enthalten. („Es sei denn, das Nichterscheinen ist unverschuldet.“)
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Der Arzt müsste den abgesagten Termin mit einem Ersatzpatienten besetzen können, wenn der Termin rechtzeitig abgesagt worden wäre. Dies muss er im Zweifel nachweisen können.
Formulierungen in allgemeinen Praxishinweisen genügen in der Regel nicht. Die Vereinbarung muss individuell und nachweisbar sein.
2. Glaubhafte Nachweise für den entstandenen Schaden
Die Vereinbarung allein reicht nicht. Im zweiten Schritt müssen Sie belegen, dass tatsächlich ein Schaden entstanden ist. Das ist nur realistisch, wenn Ihre Praxis bestimmte Merkmale aufweist.
Entscheidend ist das Bestellprinzip mit planbaren, zeitintensiven Leistungen. Ambulante Operationen, der Einsatz kostenintensiver Geräte oder Behandlungen mit festem Zeitrahmen sind typische Beispiele. Wo das Wartezimmer regelmäßig voll ist und ein freier Slot sofort wieder besetzt werden kann, scheitert der Nachweis in der Regel.
Konkret empfiehlt sich das Führen einer Warteliste. Wenn Patientinnen oder Patienten anrufen und einen Termin anfragen, die Praxis sie aber vertrösten oder absagen muss, sollte der Name dokumentiert werden. Diese Liste ist im Streitfall ein wichtiger Nachweis.
3. Praxistyp: Bestellpraxis mit Exklusivcharakter
Ein Ausfallhonorar durchzusetzen ist vor allem für Praxen realistisch, die als echte Bestellpraxis geführt werden. Wer dagegen überwiegend im offenen Sprechstundenbetrieb arbeitet, hat strukturell schlechte Karten.
Der Praxistipp:
So lassen sich Ausfallhonorare durchsetzen
Nutzen Sie ein rechtssicheres Formular zur Vereinbarungen eines ärztlichen Ausfallhonorars. Ein Muster stellen wir Ihnen gerne kostenfrei zur Verfügung.
Die Vereinbarung muss vor dem ersten Termin unterzeichnet und an den Patienten ausgehändigt worden sein – am Besten bei der Anmeldung bzw. Terminvereinbarung. Darüber hinaus empfiehlt es sich, im Rahmen der Terminbestätigung noch einmal explizit an die wichtigsten Punkte der Vereinbarung (Fristen, mögliche Gebühren) zu erinnern.
Für die Glaubhaftigkeit des entstandenen Schadens ist ein transparentes Terminmanagement der Praxis unabdingbar. Dazu gehört auch die nachvollziehbare Dokumentation aller Terminverschiebungen und -ausfälle.
Wie hoch darf das ärztliche Ausfallhonorar sein?
Es gibt keinen gesetzlich festgelegten Betrag. Die Höhe ergibt sich aus dem tatsächlichen Einnahmeverlust abzüglich der eingesparten Kosten (zum Beispiel Materialaufwand, der nicht angefallen ist). Eine pauschale Summe, die nicht nachvollziehbar kalkuliert ist, wird von Gerichten kritisch bewertet.
Als Orientierungshilfe kann der nachgewiesene durchschnittliche Umsatz in der Praxis je Behandlungsstunde dienen, wobei sich der Arzt ersparte Aufwendungen (auch Zeitnutzung durch Erledigung von Verwaltungsaufgaben etc.) anrechnen lassen muss.
Das Fazit:
Ärztliches Ausfallhonorar bei No-Show-Patienten
Wenn Sie das ärztliche Ausfallhonorar konsequent nutzen wollen, brauchen Sie drei Dinge: eine wasserdichte Vereinbarung, lückenlose Dokumentation und den richtigen Praxistyp. Fehlt eines davon, ist der Anspruch kaum durchzusetzen.
Für die meisten Praxen ist deshalb ein professioneller Abrechnungspartner sinnvoller als der einzelne Rechtsstreit ums Ausfallhonorar. Vollständige Honorarrealisierung, GOÄ-Qualität und Rechtssicherheit bei der Privatabrechnung entstehen nicht durch Einzelmaßnahmen, sondern durch ein strukturiertes System.
Häufige Fragen zum ärztlichen Ausfallhonorar
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