Um kurzfristige finanzielle Engpässe in der Arztpraxis zu überbrücken, bieten sich vor allem die Privateinnahmen an. PVS Finanzexpertin Christina Piskator erläutert, wie Liquidität mit Hilfe einer optimalen Privatabrechnung abgesichert wird.
Liquidität ist doch eigentlich ein originäres Bank-Thema. Mischen Sie sich da nicht in die falsche Diskussion ein?
Piskator: Natürlich sind die Instrumente, mit denen die Banken die Liquidität von Praxen absichern, unverzichtbar. Allerdings sind sie, wie zum Beispiel der Dispokredit, zumeist vergleichsweise teuer oder nur mit erheblichem formalen Aufwand zu bekommen. Insofern lohnt es sich schon, darüber nachzudenken, wie man diese Bank-Instrumente möglichst wenig belastet. Und welche weiteren finanziellen Ressourcen daneben noch erschlossen werden können.
Und dabei fällt Ihr Blick ausgerechnet auf die Privateinnahmen?
Piskator: Ja, und das aus einem guten Grund. Schließlich sind privatärztliche Leistungen die einzige Einnahmequelle einer Praxis, die sie vollständig steuern und über die sie unabhängig verfügen kann.
Trotzdem wird man diese Einnahmen nicht einfach so, und sei es nur kurzfristig, beliebig steigern können.
Piskator: Darum geht es an dieser Stelle nicht. Die Höhe der Einnahmen hängt immer direkt von den erbrachten Privatleistungen ab. Hier neue finanzielle Räume zu schaffen, ist eine andere und auf jeden Fall längerfristige Aufgabe.
Aus Liquiditätssicht geht es vielmehr um die Verfügbarkeit der Privateinnahmen: Wann ist wie viel Geld auf meinem Konto? Und genau an dieser Stelle kommt die Qualität der Privatabrechnung ins Spiel.
Wie das?
Piskator: Auch wenn es sich schon fast trivial anhört: Unsere erste Empfehlung im Abrechnungs-Coaching lautet immer noch: Rechnen Sie Ihre privatärztlichen Leistungen möglichst zeitnah ab! Idealerweise innerhalb von 14 Tagen nach Behandlungsende.
Ist zeitnahe Abrechnung keine Selbstverständlichkeit?
Piskator: Abrechnung kann, insbesondere, wenn man sie selber macht, im hektische Behandlungsalltag extrem lästig sein. Viele Ärztinnen und Ärzte machen sich daher erst dann an diese Arbeit, wenn bereits viele abrechenbaren Leistungen zusammengekommen sind oder sowieso die KV-Abrechnung ansteht.
Entsprechend später fließt das Geld.
Piskator: Nicht nur. Späte Abrechnung verursacht auch direkte Mehrkosten. Zum Beipiel steigt die Widerspruchsquote der Patienten mit dem zeitlichen Abstand zum Behandlungsende deutlich. Und natürlich wächst das Risiko, im geballten Abrechnungsstress eben keine optimale Rechnung, die das Einnahmepotential ausschöpft, zu erstellen.
Wie kann die Praxis dieses Dilemma denn bewältigen?
Piskator: Nach meiner Erfahrung lässt sich das nur lösen, wenn die Praxis dauerhaft ein leistungsstarkes, straff organisiertes Abrechnungsteam zur Verfügung hat. Ob dieses Team dann mit dem entsprechenden Zeit- und Kostenaufwand als Teil der eigenen Praxisorganisation arbeitet oder vielleicht doch effizienter ausgelagert bei der PVS, ist unter Liquiditätsaspekten eher zweitrangig.
Mit einer zeitnahen und organisierten Rechnungsstellung allein ist es aber noch nicht getan?
Piskator: Richtig, zum Beispiel sollte das Geld ja auch möglichst schnell fließen.
Wie kann Privatabrechnung da helfen?
Piskator: Helfen kann zunächst einmal die PVS. Die PVS Honorarvorauszahlung ist tatsächlich das einfachste Instrument, um den Geldfluss zu beschleunigen. Dabei schreiben wir einen bestimmten Anteil der Rechnungssumme nicht erst nach Eingang der Patientenzahlung dem Konto gut, sondern unmittelbar nach Rechnungsausgang.
Der große Vorteil dieses Vorschussverfahrens ist seine flexible, praktisch formlose Abwicklung. Mit der Festlegung der prozentualen Auszahlungshöhe, ist die Sache im Grunde schon erledigt Das Antragsformular für die Honorarvorauszahlung findet man auf unserer Website. Die Honorarvorauszahlung kann genauso unbürokratisch wieder beendet werden. Ein Anruf in der PVS genügt. Die Bezahlung des "PVS-Kredits" übernehmen die Patienten, imdem sie ihre Rechnungen bezahlen.
Damit kommen aber letztlich nur Praxen mit PVS Abrechnung weiter. Kann man denn sonst nichts tun?
Piskator: Doch, natürlich. Schließlich ist weiterhin zu gewährleisten, dass die Patienten möglichst schnell und zudem auch vollständig bezahlen. Um dazu einmal einen PVS Maßstab zu nennen: Wir realisieren für unsere Kunden eine Forderungsquote von 99,5 Prozent – und davon über 90 Prozent innerhalb der regulären gesetzlichen Zahlungsfrist.
Sind solche Ergebnisse denn schwer zu erreichen?
Piskator: Ja, weil nachhaltig erfolgreiches Forderungsmanagement ein sehr komplexes Zusammenspiel verschiedener Maßnahmen ist. Allein die Organisation, die erforderlich ist, um alle Zahlungsziele permanent zu verfolgen und tagesaktuell auf Fristüberschreitungen per Erinnerung, Mahnung usw. zu reagieren, ist definitiv kein Nebenjob.
Gleichzeitig darf das Kind aber auch nicht mit dem Bade ausgeschüttet werden. Man muss die Zügel fest in der Hand halten, ohne sie zu überspannen. Der zwar zahlende, aber durch zu drastische Aufforderungen verärgerte und nicht mehr wiederkehrende Patient ist mit Sicherheit teurer als jeder Liquiditätsvorteil.
Zum Dritten liegt die Ursache vieler Zahlungsverzögerungen gar nicht in der Vergesslichkeit oder bewussten Unwilligkeit des Patienten, sondern in seinen völlig berechtigten Fragen oder Anliegen zur Rechnung. Jeder Tag, an dem diese Anliegen nicht sofort aufgegriffen und möglichst im Konsens gelöst werden, ist ein verlorener Tag für die Liquidität.
Wie sehr hängt der Erfolg im Forderungsmanagement von praxisindividuellen Faktoren ab?
Piskator: Den einzigen Standard, der für alle Praxis passt, gibt es tatsächlich nicht. Deshalb nehmen wir immer die unterschiedlichen Best-Practise-Erfahrungen unserer Kunden zur Grundlage und richten unser Vorgehen automatisch am jeweiligen Praxistyp, an der Fachgruppe, am lokalen Umfeld usw. aus. Dazu kommen dann noch die persönlichen Vorgaben des Kunden und seine Entscheidung, ob und wie er in die Abläufe einbezogen werden möchte.
Genau diese Individualität in Kombination mit unbedingter Professionalität des Forderungsmanagements verhilft der Privatabrechnung zur nötigen Schlagkraft, um auch die Liquidität sicher zu steuern.
Weitere Informationen für das Praxismanagement finden Sie auf unserer Website.